Professional Documents
Culture Documents
Voor u ligt het oriëntatieverslag dat tot stand gekomen is aan de hand van
de afstudeerstage bij het MECC Maastricht. De afstudeerstage die binnen
het MECC Maastricht is uitgevoerd is een verplicht onderdeel van mijn
studie aan de MTRO te Heerlen.
Dit oriëntatieverslag geeft de weg weer die ik doorlopen heb van het begin
tot aan de achtste week van de afstudeerstage. Er is aandacht besteed
aan de werkzaamheden die ik uitgevoerd heb en hoe ik deze uitgevoerd
heb. Ook staat er uitgebreide informatie over het MECC Maastricht in.
Tevens is weergegeven hoe ik ben omgegaan met problemen en valkuilen
die ik op mijn weg ben tegengekomen.
Problemen bij het schrijven van dit oriëntatieverslag ben ik vrijwel niet
tegen gekomen. Ik hbeb veel informatie kunnen opvragen binnen het
bedrijf en heb ook veel informatie verkregen bij mijn collega’s.
Mark Strolenberg
November 2007
Hoofdstuk 1: inleiding............................................................................3
§1.1 Doelstelling............................................................................................................... ...3
§1.2 Opbouw verslag.................................................................................. ........................3
Hoofdstuk 2: De sollicitatieprocedure..................................................3
Hoofdstuk 3: Introductie........................................................................5
Hoofdstuk 4: De organisatie..................................................................6
§ 4.1 geschiedenis........................................................................................ ......................6
§ 4.2 Type en grootte organisatie......................................................................... ...............7
§ 4.2.1 Human Resource Management.............................................................7
§ 4.2.2 Marketing Communicatie......................................................................7
§ 4.2.3 Financiële zaken...................................................................................8
§ 4.2.4 Exhibitions............................................................................................9
§ 4.2.5 Venue...................................................................................................9
§ 4.2.6 Planning & Projectmanagement.........................................................10
§ 4.2.7 Operations & Facilities........................................................................10
§ 4.2.8 Digitale & Informatie Services............................................................13
§ 4.3 Rechtsvorm.............................................................................................. ................15
§ 4.4 Het organigram......................................................................... ...............................16
§ 4.5 communicatielijn................................................................................................ .......18
§ 4.6 Organisatiedoelstellingen...................................................................... ...................19
§ 4.7 Concurrentiepositie....................................................................... ...........................20
§ 4.8 Ligging van de organisatie....................................................................................... .21
§ 4.9 doelgroep van de organisatie.............................................................. .....................21
§ 4.10 Eigen werkzaamheden............................................................................... ............23
Hoofdstuk 5 Evaluatie moment...........................................................25
Hoofdstuk 6 Bronvermelding..............................................................26
Hoofdstuk 2: De sollicitatieprocedure
Nadat ik 3,5 maanden in Griekenland stage had gelopen heb ik voor
gekozen om bij het MECC in Maastricht mijn stage voort te zetten.
Ik heb voor het MECC gekozen omdat ik me in het evenementen leven zou
willen verdiepen. Omdat de opleiding toerisme erg breed georiënteerd is,
waren er vele stages die me aanspraken en het liefst zou ik vele ervan
willen combineren.
Geachte heer/mevrouw,
Mijn naam is Mark Strolenberg en ik studeer toerisme aan de MTRO te Heerlen Ik zit in de
derde klas en ik ben in april 2007 klaar met mijn theoretisch gedeelte van de opleiding. Ik
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 3
pagina
heb vanaf april tot 19 juli stage gelopen in Sani Resort Griekenland. Omdat Ik nu nog
eens 2x20 weken stage moet lopen vroeg ik me af of dit mogelijk is binnen het congres
centrum het MECC
Tijdens mijn stage in Griekenland heb ik veel ervaring opgedaan aan de receptie. IK kan
werken met Opera systeem en kan de verschillende handelingen verrichten die vereist
zijn aan de receptie.
Ik hoop dat binnen uw bedrijf plek is voor stagiaires en dat ik mijn stage kan uitvoeren
binnen uw bedrijf. Ik hoop op een spoedige reactie en alvast bedankt voor uw moeite.
Mark Strolenberg
Ik heb uw mail doorgestuurd naar onze HRM afdeling doorgestuurd. Indien er een
geschikte stageplek vrij is, zullen zij contact met u opnemen.
Janne Baetsen
Communicatie Adviseur
Nadat ik deze mail ontvangen had heb ik een paar dagen niks meer
gehoord van het MECC Maastricht. Ik heb toen uit eigen initiatief gebeld en
gevraagd of er al nieuws was over mijn sollicitatie. Ik werd doorverbonden
met mevrouw Roderburg ( medewerker HRM) zij vertelde mij dat er een
plaats beschikbaar was per 3 september 2007. Ik zou later bericht krijgen
over een eventuele uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.
Het sollicitatie gesprek heeft plaatsgevonden op 9 augustus 2007 en
verliep als volgt;
Ik heb me moeten melden aan de receptie van het MECC Maastricht. Tot
mijn verbazing kwam ik een oud-klasgenoot ( Sander Elie) tegen aan de
receptie die bij het MECC ook zijn afstudeerstage aan het vervullen was.
Ik had het sollicitatiegesprek met mevrouw Huskens en met mevrouw
Linders. Het gesprek ging in het begin voornamelijk over mijn CV en over
de ervaringen die ik had achter de receptie. We hebben een tijdje gepraat
over school en natuurlijk over mijn ervaring in Griekenland. Voor mijn
gevoel was het op dat moment al zeker dat ik een stageplek gevonden
had omdat het een zeer aangenaam gesprek was. Dit gevoel bleek
wederzijds te zijn en zowel mevrouw Huskens als mevrouw Linders was het
met elkaar eens dat ik een goede kandidaat was voor de stage bij de
afdeling D&IS. We hebben dan ook meteen afgesproken wanneer ik moest
beginnen met de stage.
Op 3 september 2007 was het dan zover; de eerste dag werken in het
MECC Maastricht. Ik heb me gemeld bij de receptie en ik werd ontvangen
door Gea Abbing, een van de medewerkers aan de receptie.
Ook doordat Conny mij heeft rondgeleid en mij alles heeft laten zien
binnen het MECC ben ik veel te weten gekomen over het MECC.
§ 4.1 geschiedenis
De geschiedenis van MECC Maastricht gaat terug naar de jaren '50. In die
tijd was in Valkenburg de Eurohal gevestigd. In deze hal werden beurzen,
tentoonstellingen en evenementen georganiseerd. De activiteiten in de
Eurohal richtten zich op de inwoners van Zuid-Limburg en de vele
toeristen die deze regio jaarlijks bezoeken.
De 8 afdelingen:
• Human Resource Management (HRM)
• Marketing Communicatie
• Financiële zaken
• Exhibitions
• Venue
• Planning & Projectmanagement
• Operations & Facilities
• Digitale & Informatie Services
Marketing Communicatie
De communicatieadviseurs zorgen voor alle interne en externe
communicatie rondom de eigen beurstitels. De adviseurs maken deel uit
van het projectteam, zijn verantwoordelijk voor het schrijven van het
marketingcommunicatieplan en zien toe op juiste uitvoering ervan. Er is
een nauwe band tussen Marketing Communicatie en de afdeling Beurzen.
Daarnaast is de Venuetak een belangrijke klant van Marketing
Communicatie. Marketing Communicatie bedenkt en ontwikkelt de
Marketing Communicatie plannen en voert deze plannen dan ook uit.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 7
pagina
Corporate Communicatie
Behalve het organiseren van eigen beurzen gebeurt er natuurlijk veel
meer in MECC Maastricht. Bij alle communicatie die niet met eigen
beursproducties te maken heeft, worden de medewerkers van Corporate
Communicatie ingeschakeld. Er moet dan gedacht worden aan promotie
rondom verhuur van de beurshallen en het congrescentrum, public
relations, perscontacten en woordvoering, omgevingscommunicatie,
relatiemarketing, huisstijl, nieuwe media (internet, intranet) en interne
communicatie. Verder verzorgt de afdeling Communicatie ook de
perscontacten en de woordvoering namens MECC Maastricht.
Debiteuren
De debiteurenadministratie verzorgt:
• facturatie congrescentrum en halverhuur evenementen
• debiteurenbewaking
• incassozaken
• beheer NS- dagkaarten
• verwerking statistische gegevens van MECC Maastricht
• verwerking weekstaten en urenregistratie
Crediteuren
De crediteurenadministratie houdt zich bezig met:
• het verwerken van inkoopfacturen, banken, giro en kassen
• het controleren van diverse tussenrekeningen
• het verlenen van assistentie bij periodieke rapportages
• het verzorgen van de administratie van MECC Hotel Service
• het factureren van halverhuringen en overige zaken
• het uitvoeren van controle op het contante geld
• declaratieverwerking
• beheer kas
• beheer telefoonkaarten
§ 4.2.5 Venue
De afdeling Venue heeft als taak het gebouw van het MECC het verkopen
aan potentiële klanten. Dit doet zij door de beschikbare zalen en hallen te
verhuren aan organisatoren van beurzen, congressen, corporate
bijeenkomsten en overige evenementen. Daarnaast houdt deze afdeling
zich bezig met bijkomende omzetten als audiovisuele ondersteuning,
techniek & catering en omzetten als hotelbemiddeling & marketing
services. Onder deze afdeling vallen de subafdelingen Sales en Maastricht
Booking Service.
Sales
De Sales Managers richten zich op de werven van allerlei evenementen
die georganiseerd worden door ‘externen’. Deze evenementen zijn
onderverdeeld in (inter)nationale vereniging- & corporate congressen,
(inter)nationale vak- & consumentenbeurzen en bedrijfs- &
publieksevenementen zoals dance party’s, theatervoorstellingen, en
productintroducties.
Marketing Services
Marketing Services geeft elk geïnteresseerd bedrijf de mogelijkheid om zijn
of haar naam te binden aan het MECC. Zij kunnen het MECC gebouw of de
stad Maastricht inzetten als marketing tool ten tijde van evenementen of
langer.
- Parking Services
- Telecom Services
- Floor Services (technische dienst)
Facilities
De subafdeling Facilities assisteert bij alle evenementen en congressen en
daarnaast beheren zij alle standbouw- en facilitaire aanvragen bij
evenementen.
Dutymanagement
MECC Maastricht staat via een ADSL-lijn in directe verbinding met het
centrale computersysteem dat staat opgesteld bij Amsterdam RAI. De
systeembeheerder zorgt ervoor dat pc’s en printers worden aangesloten
op dit systeem binnen MECC Maastricht, helpt bij het oplossen van
storingen en verzorgt de toegang tot het systeem van nieuwe
medewerk(st)ers.
De afdeling Data Entry verzorgt het complete beheer van het centrale
adressenbestand, de orderinvoer voor afdeling Exhibitions evenals
standhouders van externe beurzen, het beheer van sjablonen en
standaardbestanden. Tevens worden van hieruit de mailings gecoördineerd
en ingepakt, die vervolgens door de postkamer wordt verzonden.
Het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC) BV. is, zoals de
bedrijfsnaam al zegt, een Besloten Vennootschap.
Een Besloten Vennootschap (BV.) is een rechtspersoonlijkheid bezittende
vennootschap met een in aandelen verdeeld maatschappelijk kapitaal,
waarin iedere vennoot voor één of meer aandelen deelneemt; deze
aandelen zijn niet vrij overdraagbaar en staan op naam.
Voor het MECC geldt dat deze scheiding wel is aan te brengen: het MECC is
voor 25% eigendom van de gemeent en voor 75% eigendom van de RAI
Group. De RAI Group is een commercieel samenwerkingsverband tussen
Nederlandse bedrijven in de beurzen- en congreswereld. Alle financiële
zaken met betrekking tot fiscale gebieden en het aantrekken van kapitaal
worden centraal geregeld via de RAI Group. Ook de lange termijn planning
met betrekking tot de rentabiliteit wordt verzorgd door de RAI Group.
Directeur
Directie
Secretariaat
Manager
Financiële Zaken
Manager
D&IS
Manager
HRM
Staf en lijnorganisatie
Kenmerken:
1. Hiërarchie
2. Piramidestructuur
3. Aan lijnfunctionarissen zijn stafmedewerkers gekoppeld.
Voordelen:
1. Eenvoudige structuur: iedereen heeft maar één directe chef
2. Duidelijke taak verdeling en bevoegdheden
3. Staffunctionarissen ontlasten lijnmanager die daardoor aan meer
mensen leiding kan geven
4. lijnmanager beschikt nu over de kennis van echte specialisten.
Nadelen:
1. Afstand tussen stafafdelingen en het echte werk is groot
2. Communicatielijnen zijn erg lang
3. Verschil van mening tussen staf- en lijnmanager komt werksfeer niet ten
goede.
In het kader van het 10 jarig bestaan van het MECC in 1998 was de slogan
dan ook :
Het MECC wil, in navolging van haar ‘moeder’ de RAI in Amsterdam, een
koploperspositie vervullen binnen haar werkgebied (Euregio en Zuid
Nederland) op het gebied van de nieuwste ontwikkelingen. “The power of
the human touch” is binnen de RAI Groep en dus ook in het MECC
uitgangspunt.
Over het imago van het MECC kan het volgende gezegd worden: het MECC
zelf is een kwalitatief hoogwaardig gebouw en het imago daarvan wordt
gedragen door de evenementen die erin plaatsvinden. Die evenementen
kun je zien als de “merknamen” die het imago van het MECC dragen.
• Communicatie
• Faciliteren van het MECC
• Adviseren
• Standaardiseren
• Beheren
• Prestatiemeting
• Performanceverbetering
Communicatie:
• Met bepaalde regelmaat het presenteren van de jaarplannen,
beleidsbeslissingen en ontwikkelingen.
• Resourcenet opstellen zodat alle informatie met betrekking tot
processen, documentatie en leveranciers zichtbaar worden.
Adviseren:
• Advies opstellen over het juist te voeren prijsbeleid.
• Reportages aanleveren over gewenste onderwerpen en voorzien van
advies.
§ 4.7 Concurrentiepositie
Het is ook erg moeilijk om de positie van het MECC te bepalen. Dit komt
namelijk omdat je het MECC kunt onderverdelen in verschillende aspecten.
Hiermee bedoel ik dat je ieder aspect zoals; beurzen, tentoonstellingen,
evenementen en congressen apart kunt bekijken. Als we het aspect
vergaderruimtes pakken kunnen we stellen dat wanneer er mensen een
zaal huren in het MECC dat deze gratis is maar dat de klanten alleen
betalen voor catering en eventuele audiovisuele middelen. Dit komt
doordat niet alleen het MECC deze vergaderruimtes aanbied maar ook
hotels in Maastricht en omstreken. Echter deze hotels bieden deze gratis
aan en vragen alleen een vergoeding voor de catering. Het MECC heeft
dus een goed besluit gemaakt om de vergaderzalen gratis aan te bieden.
Maar daarom is er wel een verplichting tot consumptie. Zo kun je zien dat
zelfs hotels al met het MECC concurreren.
De nadruk ligt voor het MECC op de doelgroep bezoekers, want als het
bezoekersaantal per jaar afneemt, zal de interesse van organisatoren en
exposanten in het MECC ook afnemen. Het MECC richt zich dus
voornamelijk op het binnenhalen van zoveel mogelijk bezoekers om zo
organisatoren en exposanten te behouden/binnen te halen.
Inschrijfformulieren versturen:
Nadat een evenement heeft plaatsgevonden in het MECC, wordt er
geëvalueerd met de klant. Dit kan mondeling en schriftelijk verlopen. Maar
er wordt niet alleen een enquête verstuurd naar afloop van een
evenement. Als voorbereiding op de EFFF worden er inschrijfformulieren
gestuurd naar alle klanten en contact personen die het MECC in het
klantenbestand heeft staan wat betreft horeca. Deze formulieren worden
dan retour gezonden naar het MECC en deze moeten dan weer ingevoerd
worden in het EFFF bestand van het MECC.
Telefooncentrale bedienen:
De telefooncentrale houdt in dat ieder telefoontje wat binnenkomt moet
worden aangenomen. Je verbindt de mensen dan door naar de persoon
waarmee zij graag verbonden willen worden. Ook moet je het toestel goed
leren kennen om hem te kunnen bedienen.
Retourpost behandeld:
Er komen natuurlijk nog eens wat retour brieven aan bij het MECC. Nu is
het een taak voor mij om te bekijken wat er niet klopt. Dit kan een
adreswijziging zijn maar het kan ook zijn dat het bedrijf niet meer bestaat.
Deze dingen moet je dan ook veranderen.
Voor aanvang van mijn stage wist ik niet wat de bedoeling was, ik wist dat
ik aan de receptie zou komen te zitten maar wat kwam er allemaal bij
kijken? Ik ben altijd blij met afwisseling en ik hoopte dat dit ook in het
MECC goed toe te passen was. Ik heb namelijk het probleem dat wanneer
ik niet genoeg afwisseling heb, dan ga ik dagdromen en blijf ik er niet
meer helemaal bij. Ik kan mij niet een hele dag (laat staan een hele week)
bezig houden en concentreren op één activiteit. Maar gelukkig is dit ook
niet het geval. Er zijn altijd meerdere “opdrachten” die ik kan doen. Zodra
ik een opdracht van een van mijn collega’s krijg, zit daar meestal een
deadline aanvast op korte termijn. Dit vind ik prettig werken.
Wat ik wel tot nu toe gemerkt heb is dat ik tijdens mijn stage, buiten mijn
directe collega’s om, weinig mensen ontmoet waar ik later echt iets aan
denk te hebben. Ik denk ook dat je als stagiaire niet zo opgemerkt wordt
door mensen uit het werkveld. Als je wel contacten opdoet is het moeilijk
om deze bij te houden, omdat de mensen niet verwachten dat je na je
stage bij het zelfde bedrijf gaat werken.
Door het bezoeken van een aantal beurzen en congressen heb ik gezien
dat deze branche mij inderdaad trekt. Vooral door het bezoeken van
beurzen en congressen die onderling veel verschillen zie je punten die mij
aantrekken.
Ik sta dus open voor de evenementenbranche en zou hier ook een vaste
baan in willen vervullen.
Ook is het zo de college’s erg aardig en vriendelijk zijn dit is wel een
positief punt in het MECC. Een negatief punt vind ik zelf, is dat de
afdelingen onderling veel met elkaar concurreren. Opzich is concurentie in
een bedrijf helemaal niet slecht, maar soms krijg ik het gevoel dat de
afdelingen elkaar niet helemaal begrijpen of willen begrijpen end at er een
fout ligt in de onderlingen communicatie. Dit zijn punten die het MECC
toch zeker kan verbeteren