You are on page 1of 26

Voorwoord

Voor u ligt het oriëntatieverslag dat tot stand gekomen is aan de hand van
de afstudeerstage bij het MECC Maastricht. De afstudeerstage die binnen
het MECC Maastricht is uitgevoerd is een verplicht onderdeel van mijn
studie aan de MTRO te Heerlen.

Dit oriëntatieverslag geeft de weg weer die ik doorlopen heb van het begin
tot aan de achtste week van de afstudeerstage. Er is aandacht besteed
aan de werkzaamheden die ik uitgevoerd heb en hoe ik deze uitgevoerd
heb. Ook staat er uitgebreide informatie over het MECC Maastricht in.
Tevens is weergegeven hoe ik ben omgegaan met problemen en valkuilen
die ik op mijn weg ben tegengekomen.

Problemen bij het schrijven van dit oriëntatieverslag ben ik vrijwel niet
tegen gekomen. Ik hbeb veel informatie kunnen opvragen binnen het
bedrijf en heb ook veel informatie verkregen bij mijn collega’s.

Een dankwoord wil ik uitspreken aan mijn begeleiders van MECC


Maastricht, Conny Linders en Annie Huskens. Zij hebben me tijdens deze
periode scherp weten te houden door aanwijzingen te geven met
betrekking tot de verschillende werkzaamheden.
Het verslag is geschreven voor mijn leraren en stagementoren maar ook
voor mijzelf.

Mark Strolenberg
November 2007
Hoofdstuk 1: inleiding............................................................................3
§1.1 Doelstelling............................................................................................................... ...3
§1.2 Opbouw verslag.................................................................................. ........................3
Hoofdstuk 2: De sollicitatieprocedure..................................................3
Hoofdstuk 3: Introductie........................................................................5
Hoofdstuk 4: De organisatie..................................................................6
§ 4.1 geschiedenis........................................................................................ ......................6
§ 4.2 Type en grootte organisatie......................................................................... ...............7
§ 4.2.1 Human Resource Management.............................................................7
§ 4.2.2 Marketing Communicatie......................................................................7
§ 4.2.3 Financiële zaken...................................................................................8
§ 4.2.4 Exhibitions............................................................................................9
§ 4.2.5 Venue...................................................................................................9
§ 4.2.6 Planning & Projectmanagement.........................................................10
§ 4.2.7 Operations & Facilities........................................................................10
§ 4.2.8 Digitale & Informatie Services............................................................13
§ 4.3 Rechtsvorm.............................................................................................. ................15
§ 4.4 Het organigram......................................................................... ...............................16
§ 4.5 communicatielijn................................................................................................ .......18
§ 4.6 Organisatiedoelstellingen...................................................................... ...................19
§ 4.7 Concurrentiepositie....................................................................... ...........................20
§ 4.8 Ligging van de organisatie....................................................................................... .21
§ 4.9 doelgroep van de organisatie.............................................................. .....................21
§ 4.10 Eigen werkzaamheden............................................................................... ............23
Hoofdstuk 5 Evaluatie moment...........................................................25
Hoofdstuk 6 Bronvermelding..............................................................26

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 2


pagina
Hoofdstuk 1: inleiding
§1.1 Doelstelling

Het doel van dit oriëntatieverslag is om aan te tonen dat ik correct en


zorgvuldig kan werken in het toeristische werkveld. Gedurende de
afgelopen maanden heb ik natuurlijk verschillende werkzaamheden
verricht en deze zal ik ook bespreken. Ook zal ik aantonen dat ik genoeg
informatie heb vergaard om dit oriëntatieverslag te kunnen schrijven. Zo
zal ik aantonen dat ik me verdiept heb in het MECC Maastricht.

§1.2 Opbouw verslag

In hoofdstuk twee is een beschrijving van de sollicitatieprocedure terug te


vinden. Hierin wordt uitvoerig beschreven hoe de sollicitatie in zijn werk is
gegaan en welke correspondentie er is geweest tussen mij het MECC. In
hoofdstuk drie beschrijf ik het verloop van de introductie in de organisatie.
In hoofdstuk vier ontstaat duidelijkheid wat betreft de organisatie;
geschiedenis, type en grootte van de organisatie etc. Ook zal ik een
conclusie/ evaluatie beschrijven met een eigen mening en punten die
positief en negatief zijn binnen de organisatie.

Hoofdstuk 2: De sollicitatieprocedure
Nadat ik 3,5 maanden in Griekenland stage had gelopen heb ik voor
gekozen om bij het MECC in Maastricht mijn stage voort te zetten.

Ik heb voor het MECC gekozen omdat ik me in het evenementen leven zou
willen verdiepen. Omdat de opleiding toerisme erg breed georiënteerd is,
waren er vele stages die me aanspraken en het liefst zou ik vele ervan
willen combineren.

Na een gesprek met de heer Rothkranz, mijn mentor, heb ik besloten om


te gaan solliciteren bij het MECC.

De eerste stappen van een sollicitatie is natuurlijk om een correcte


sollicitatiebrief te verzenden naar het desbetreffende bedrijf. In mijn geval
was dit het MECC Maastricht.
Ik heb er op dat moment voor gekozen om geen brief maar een e-mail te
sturen. Deze keuze heb ik ook gemaakt omdat we nu in een digitaal
tijdperk leven en e-mail modern en sneller is.

Mijn sollicitatie e-mail zag er als volgt uit:

Geachte heer/mevrouw,

Mijn naam is Mark Strolenberg en ik studeer toerisme aan de MTRO te Heerlen Ik zit in de
derde klas en ik ben in april 2007 klaar met mijn theoretisch gedeelte van de opleiding. Ik
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 3
pagina
heb vanaf april tot 19 juli stage gelopen in Sani Resort Griekenland. Omdat Ik nu nog
eens 2x20 weken stage moet lopen vroeg ik me af of dit mogelijk is binnen het congres
centrum het MECC

Tijdens mijn stage in Griekenland heb ik veel ervaring opgedaan aan de receptie. IK kan
werken met Opera systeem en kan de verschillende handelingen verrichten die vereist
zijn aan de receptie.

Ik hoop dat binnen uw bedrijf plek is voor stagiaires en dat ik mijn stage kan uitvoeren
binnen uw bedrijf. Ik hoop op een spoedige reactie en alvast bedankt voor uw moeite.

Met vriendelijke groet,

Mark Strolenberg

Op deze e-mail kreeg ik de volgende reactie:

Geachte heer Strolenberg,

Ik heb uw mail doorgestuurd naar onze HRM afdeling doorgestuurd. Indien er een
geschikte stageplek vrij is, zullen zij contact met u opnemen.

Met vriendelijke groet,

Janne Baetsen
Communicatie Adviseur

Nadat ik deze mail ontvangen had heb ik een paar dagen niks meer
gehoord van het MECC Maastricht. Ik heb toen uit eigen initiatief gebeld en
gevraagd of er al nieuws was over mijn sollicitatie. Ik werd doorverbonden
met mevrouw Roderburg ( medewerker HRM) zij vertelde mij dat er een
plaats beschikbaar was per 3 september 2007. Ik zou later bericht krijgen
over een eventuele uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.
Het sollicitatie gesprek heeft plaatsgevonden op 9 augustus 2007 en
verliep als volgt;
Ik heb me moeten melden aan de receptie van het MECC Maastricht. Tot
mijn verbazing kwam ik een oud-klasgenoot ( Sander Elie) tegen aan de
receptie die bij het MECC ook zijn afstudeerstage aan het vervullen was.
Ik had het sollicitatiegesprek met mevrouw Huskens en met mevrouw
Linders. Het gesprek ging in het begin voornamelijk over mijn CV en over
de ervaringen die ik had achter de receptie. We hebben een tijdje gepraat
over school en natuurlijk over mijn ervaring in Griekenland. Voor mijn
gevoel was het op dat moment al zeker dat ik een stageplek gevonden
had omdat het een zeer aangenaam gesprek was. Dit gevoel bleek
wederzijds te zijn en zowel mevrouw Huskens als mevrouw Linders was het
met elkaar eens dat ik een goede kandidaat was voor de stage bij de
afdeling D&IS. We hebben dan ook meteen afgesproken wanneer ik moest
beginnen met de stage.

Op 3 september 2007 ben ik begonnen aan de receptie van het MECC


Maastricht.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 4


pagina
Hoofdstuk 3: Introductie

Op 3 september 2007 was het dan zover; de eerste dag werken in het
MECC Maastricht. Ik heb me gemeld bij de receptie en ik werd ontvangen
door Gea Abbing, een van de medewerkers aan de receptie.

Gea begon alles uit te leggen over de receptie, procedures en collega’s.


Dit was een algemeen verhaal. Even later zou Conny Linders mij gaan
rondleiden door het gebouw en mij kennis laten maken met alle collega’s.

Conny heeft me alle hallen laten zien en alles uitgelegd over de


betreffende ruimtes. We zijn nadat we in de hallen zijn geweest, het
kantoorgedeelte naar binnen gegaan. In het kantoorgedeelte werken de
mensen die je eigenlijk nooit zult zien, ze werken achter de schermen van
het MECC.

Om alle collega’s op de hoogte te stellen dat er een nieuwe stagiaire is


binnen het MECC heeft HRM een mail gestuurd waarin zij mij introduceren
aan alle medewerkers. Ik heb gedurende deze eerste maand veel
gesproken met medewerkers van mijn eigen afdeling maar ook met
collega’s van andere afdelingen om een beeld te krijgen van de mensen
binnen het MECC.
Door veel te vragen ontstond meer duidelijkheid over de organisatie,
collega’s en de bedrijfscultuur.

Ook doordat Conny mij heeft rondgeleid en mij alles heeft laten zien
binnen het MECC ben ik veel te weten gekomen over het MECC.

Ook met betrekking tot de introductie van de werkzaamheden ben ik goed


opgevangen. Het eerste paar dagen heb ik alleen aan de receptie gezeten
en hebben de verschillende vaste medewerkers mij alles uitvoerig
uitgelegd over bijvoorbeeld de telefoonmachine. Na een paar keer uitleg
vragen was het de taak om zelf de handelingen maar een keer te
proberen. Dit ging de eerste paar keer een beetje stroef omdat het
allemaal nieuw was. Na verloop van tijd ging het allemaal goed.
Ook ben geïntroduceerd met een heel nieuw systeem waar ik van te voren
nog nooit van gehoord had; EBMS ( Event Business Management System).
Dit programma vergt veel oefening.
De eerste keer dat ik met dit programma moest gaan werken heb ik een
cursus moeten volgen van Conny Linders. Conny is tevens applicatie
beheerder en heeft mij ook veel uitgelegd wat betreft Microsoft Office.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 5


pagina
Hoofdstuk 4: De organisatie

§ 4.1 geschiedenis

Het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC Maastricht), is een


organisatie die zich bezighoudt met het organiseren en accommoderen
van beurzen, congressen en culturele en sportieve evenementen.

Het MECC heeft het voordeel dat ze veel mogelijkheden kunnen


aanbieden. Het MECC biedt zowel congressen, conferenties,
productpresentaties, vakbeurzen en bedrijfsfeesten.

De geschiedenis van MECC Maastricht gaat terug naar de jaren '50. In die
tijd was in Valkenburg de Eurohal gevestigd. In deze hal werden beurzen,
tentoonstellingen en evenementen georganiseerd. De activiteiten in de
Eurohal richtten zich op de inwoners van Zuid-Limburg en de vele
toeristen die deze regio jaarlijks bezoeken.

Het aantal activiteiten in de Eurohal groeide, maar de capaciteit van de hal


was te klein voor alle evenementen die men er wilde organiseren. Daarom
werd de Eurohal in 1974 naar Maastricht verplaatst. Een belangrijke reden
voor deze verhuizing was de sociaal-culturele en economische betekenis,
die een congres- en tentoonstellingscentrum voor de gemeente Maastricht
zou vervullen. Dit hield in dat er veel meer mensen naar de stad
Maastricht kwamen. Dit kwam doordat er ook internationale beurzen
gehouden werden. Zo kreeg je natuurlijk dat er veel meer buitenlandse
mensen Maastricht bezochten en nog steeds bezoeken.

Om tot een verdere uitbreiding te komen kregen projectontwikkelaars de


opdracht om de mogelijkheden van een grote accommodatie te
onderzoeken. In 1983 nam de gemeenteraad Maastricht het besluit tot de
bouw van MECC Maastricht en een jaar later werd de eerste paal geslagen
door staatssecretaris Van Zeil. De officiële opening door Hare Koninklijke
Hoogheid Prinses Margriet vond plaats op 23 september 1988.

Door de jaren heen vonden er verschillende bijzondere gebeurtenissen


plaats. In 1990 ging men een samenwerkingsverband aan met de
Amsterdam RAI. Dit resulteerde op 1 januari 1996 in een 75 %
meerderheidsbelang, waardoor MECC Maastricht een substantieel
onderdeel uitmaakt van de wereldwijde RAI Group, een collectief van
bedrijven in de communicatiesector.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 6


pagina
§ 4.2 Type en grootte organisatie
Het MECC bestaat uit 2 auditoria die respectievelijk uit 1058 en 592
zitplaatsen bestaan. Er zijn 24 vergaderzalen en een onafhankelijke
cateringorganisatie Maison van den Boer. Het MECC heeft drie grote hallen
die aan elkaar te koppelen zijn. Deze hebben een totaal oppervlak van
27000m². Ook heeft het MECC nog een Expo Foyer die een oppervlak heeft
van 2500m². De Hotelaccommodatie die het MECC aanbiedt heeft 171
viersterrenkamers en 103 driesterrenkamers. Er zijn verschillende
parkeergelegenheden rondom het MECC met een totale capaciteit van
2500 auto’s.

In het MECC in Maastricht werken ongeveer 75 mensen in vaste dienst en


ongeveer 5 à 6 stagiair(e)s. Er zijn 8 afdelingen in het MECC waarvan de
directeur het hoofd is.

De 8 afdelingen:
• Human Resource Management (HRM)
• Marketing Communicatie
• Financiële zaken
• Exhibitions
• Venue
• Planning & Projectmanagement
• Operations & Facilities
• Digitale & Informatie Services

§ 4.2.1 Human Resource Management


De afdeling Human Resource Management (HRM) heeft als hoofdtaak de
directie en staf te adviseren en ondersteunen met betrekking tot de
uitvoering van het personeelsbeleid. Daarnaast fungeert zij als vraagbaak
voor alle medewerkers.

Hoewel in eerste instantie het afdelingshoofd het aanspreekpunt is, kun je


ook bij HRM terecht met probleemsituaties, en vertrouwelijke zaken.

§ 4.2.2 Marketing Communicatie


De afdeling Marketing Communicatie geeft advies op het gebied van
interne en externe (marketing) communicatie.

De afdeling is verdeeld in twee werkgebieden:

Marketing Communicatie
De communicatieadviseurs zorgen voor alle interne en externe
communicatie rondom de eigen beurstitels. De adviseurs maken deel uit
van het projectteam, zijn verantwoordelijk voor het schrijven van het
marketingcommunicatieplan en zien toe op juiste uitvoering ervan. Er is
een nauwe band tussen Marketing Communicatie en de afdeling Beurzen.
Daarnaast is de Venuetak een belangrijke klant van Marketing
Communicatie. Marketing Communicatie bedenkt en ontwikkelt de
Marketing Communicatie plannen en voert deze plannen dan ook uit.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 7
pagina
Corporate Communicatie
Behalve het organiseren van eigen beurzen gebeurt er natuurlijk veel
meer in MECC Maastricht. Bij alle communicatie die niet met eigen
beursproducties te maken heeft, worden de medewerkers van Corporate
Communicatie ingeschakeld. Er moet dan gedacht worden aan promotie
rondom verhuur van de beurshallen en het congrescentrum, public
relations, perscontacten en woordvoering, omgevingscommunicatie,
relatiemarketing, huisstijl, nieuwe media (internet, intranet) en interne
communicatie. Verder verzorgt de afdeling Communicatie ook de
perscontacten en de woordvoering namens MECC Maastricht.

§ 4.2.3 Financiële zaken


Op de financiële afdeling wordt alles geregeld met betrekking tot het
opstellen van een begroting, het bewaken van een begrotingsbudget, een
tussentijdse stand van zaken tot een advies over bestedingen.

MECC Maastricht maakt gebruik van een systeem om statische informatie


op te stellen. Dit is voor ieder bedrijf noodzakelijk. Enkel op deze manier
wordt bereikt dat iedereen die namens het MECC naar buiten treedt
dezelfde aantallen gebruikt. Hiervoor worden alle statistische gegevens,
zoals aantal bezoekers, standhouders, oppervlakten van beurzen e.d. op
deze afdeling verzameld en per jaar in een boekje vastgelegd.

Debiteuren
De debiteurenadministratie verzorgt:
• facturatie congrescentrum en halverhuur evenementen
• debiteurenbewaking
• incassozaken
• beheer NS- dagkaarten
• verwerking statistische gegevens van MECC Maastricht
• verwerking weekstaten en urenregistratie

Crediteuren
De crediteurenadministratie houdt zich bezig met:
• het verwerken van inkoopfacturen, banken, giro en kassen
• het controleren van diverse tussenrekeningen
• het verlenen van assistentie bij periodieke rapportages
• het verzorgen van de administratie van MECC Hotel Service
• het factureren van halverhuringen en overige zaken
• het uitvoeren van controle op het contante geld
• declaratieverwerking
• beheer kas
• beheer telefoonkaarten

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 8


pagina
§ 4.2.4 Exhibitions
De afdeling Exhibitions wordt geleid door de Manager Beurzen en is
verantwoordelijk voor de eigen producties/beurzen van het MECC. De
Manager Beurzen wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door een
secretaresse.
Jaarlijks worden een 7-tal beurzen (consumenten- en vakbeurzen) door
diverse projectteams georganiseerd. Het projectteam van een beurs
bestaat uit een Product Manager, een Sales Consultant en een Operations
Assistant. Er wordt met 3 teams gewerkt: cluster Lentebeurs en
WoonEvent, cluster BBB (Horeca Vakbeurs), EFFF (European Fine Food Fair)
en Puur (Horecabeurs voor Consumenten) en cluster BKD (Bedrijven
Kontakt Dagen) en InterClassics/Topmobiel.

De Product Manager is eindverantwoordelijk voor een aantal beurzen.


Hij/zij draagt zorg voor het gehele organisatietraject vanaf
conceptontwikkeling tot en met de operatie. Dit betekent het realiseren
van de commerciële doelstellingen en het daadwerkelijk realiseren van de
beurs.

De Sales Consultant is samen met de Product Manager verantwoordelijk


voor de werving van deelnemers.

De Operations Assistant verzorgt het organisatorische en administratieve


gedeelte van een beurs. In nauwe samenwerking met de
communicatieafdeling wordt het marketingcommunicatieplan opgesteld,
zodat uiteindelijk een beurs tot stand.

Verder werkt de Researcher op 50/50% basis voor de afdelingen Venue en


Exhibitions. Hij verzorgt marktonderzoek voor de diverse beurzen en
ondersteunt het afdelingshoofd van Exhibitions met het ontwikkelen van
nieuwe beurstitels.

§ 4.2.5 Venue
De afdeling Venue heeft als taak het gebouw van het MECC het verkopen
aan potentiële klanten. Dit doet zij door de beschikbare zalen en hallen te
verhuren aan organisatoren van beurzen, congressen, corporate
bijeenkomsten en overige evenementen. Daarnaast houdt deze afdeling
zich bezig met bijkomende omzetten als audiovisuele ondersteuning,
techniek & catering en omzetten als hotelbemiddeling & marketing
services. Onder deze afdeling vallen de subafdelingen Sales en Maastricht
Booking Service.

Sales
De Sales Managers richten zich op de werven van allerlei evenementen
die georganiseerd worden door ‘externen’. Deze evenementen zijn
onderverdeeld in (inter)nationale vereniging- & corporate congressen,
(inter)nationale vak- & consumentenbeurzen en bedrijfs- &
publieksevenementen zoals dance party’s, theatervoorstellingen, en
productintroducties.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 9


pagina
De Sales Managers zorgen voor de organisatie van bovengenoemde
evenementen en geven alle benodigde informatie en ondersteuning om
vervolgens het evenement naar Maastricht te halen.

Maastricht Booking Service (MBS)


Een andere commerciële afdeling binnen de afdeling Venue is de
subafdeling Maastricht Booking Service. Dit is een dienstverlenende
afdeling die niet alleen ten voor de klanten van MECC Maastricht ter
beschikking staat, maar tevens voor elke andere ‘externe’ relatie. Deze
afdeling regelt onderdelen zoals hotelkamers, individueel- en
groepsvervoer, theatertickets, restaurants, en dergelijke.

Marketing Services
Marketing Services geeft elk geïnteresseerd bedrijf de mogelijkheid om zijn
of haar naam te binden aan het MECC. Zij kunnen het MECC gebouw of de
stad Maastricht inzetten als marketing tool ten tijde van evenementen of
langer.

§ 4.2.6 Planning & Projectmanagement


Binnen deze afdeling valt, naast de Project Managers, de subafdeling
Planning.
Project Managers fungeren in feite als spil tussen alle andere afdelingen.
Zodra Sales een contract heeft afgesloten, wordt het dossier
‘overgedragen’ aan een Project Manager. Een Sales Manager blijft hierbij
‘klantverantwoordelijk’ en een Project Manager is
‘projectverantwoordelijk’. De Project Manager zorgt er voor om samen met
een organisator van een bijeenkomst een gedetailleerd draaiboek te
verzorgen waarin het totale logistiek traject vastgelegd is. Dit wil zeggen
dat hij/zij de toeleverende en operationele diensten van MECC Maastricht
op de hoogte brengt van de benodigde gegevens om tot een kwalitatief
hoogstaand evenement te komen.

Tenslotte behoort de subafdeling Planning eveneens binnen Project


Management. De Planner is verantwoordelijk voor de planning en houdt de
agenda bij zodat de beschikbare ruimtes binnen ons gebouw te allen tijde
kunnen worden nagekeken.
Tevens vindt hier de verwerking van de reserveringen in het systeem en in
de reserveringsboeken plaats.

Op deze afdeling wordt tevens zorg gedragen voor het voorbereidende


werk zoals het maken van beursplattegronden en het aanvragen van
vergunningen ten behoeve van beurzen, congressen en evenementen.

§ 4.2.7 Operations & Facilities


De afdeling Operations & Facilities is onderverdeeld in de volgende
subafdelingen: Operations, Facilities, Gebouw & Installatiebeheer en
Dutymanagement. De afdeling Operations & Facilities wordt secretarieel
ondersteund. Het secretariaat draagt onder andere zorg voor de parkeer
uitrijkaarten en parkeerabonnementen voor standhouders, en voor
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 10
pagina
omliggende bedrijven die gebruik maken van de MECC parkeerterreinen.
Daarnaast worden er relatiekaarten voor intern gebruik uitgegeven.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 11


pagina
Operations
De subafdeling Operations voorziet in alle ondersteunende facilitaire
diensten ten behoeve van beurzen en evenementen. Daarnaast bestaat
deze afdeling uit de volgende subafdelingen:

- Parking Services
- Telecom Services
- Floor Services (technische dienst)

Parking Services is belast met het beheer en de uitvoering van de


geautomatiseerde parkeerinstallaties, het onderhoud van de
buitenterreinen en de verwerking van parkeerkaartaanvragen voor
medewerkers en externen.

Telecom Services is belast met het verwerken en aansluiten van alle


aanvragen op het gebied van Telecom apparatuur voor beurzen- en
congresdeelnemers. Ook verzorgen zij de huur van
communicatieapparatuur.

Floor Services (technische dienst) is belast met werkzaamheden van


andere technische aard, zoals standbouw, het maken van ophangpunten
en andere zaken t.b.v. de standhouders.

Facilities
De subafdeling Facilities assisteert bij alle evenementen en congressen en
daarnaast beheren zij alle standbouw- en facilitaire aanvragen bij
evenementen.

Gebouw & Installatiebeheer


Deze subafdeling is verantwoordelijk voor het totale onderhoud aan het
gebouw en de parkeerterreinen en is daarnaast verantwoordelijk voor alle
technische installaties in het gebouw. Ook wordt er waar nodig advies
uitgebracht over infrastructurele zaken en toekomstige investeringen
hieromtrent.

Dutymanagement

De Duty Manager bespreekt het draaiboek tijdens het draaiboekoverleg.


Vervolgens begeleidt hij de totale gang van zaken van de aankomst tot en
met het vertrek van een klant. De Duty Manager heeft als hoofdtaak een
brug te slaan tussen de met de klant gemaakte afspraken en de uitvoering
daarvan op de ‘vloer’. De Duty Manager is aanspreekpunt voor de klant en
hij fungeert als gastheer. Tevens begeleidt de Duty Manager
voorcalculaties van kosten en is hij het aanspreekpunt ten aanzien van
bewaking, schoonmaak en garderobebezetting.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 12


pagina
§ 4.2.8 Digitale & Informatie Services
De afdeling Digitale & Informatie Services bestaat uit de subafdelingen
ICT, Data Entry, Postkamer en Receptie.

Het automatiseringsproces en de bijbehorende werkzaamheden worden


door ICT begeleid. Globaal gaat het om de volgende werkzaamheden:

MECC Maastricht staat via een ADSL-lijn in directe verbinding met het
centrale computersysteem dat staat opgesteld bij Amsterdam RAI. De
systeembeheerder zorgt ervoor dat pc’s en printers worden aangesloten
op dit systeem binnen MECC Maastricht, helpt bij het oplossen van
storingen en verzorgt de toegang tot het systeem van nieuwe
medewerk(st)ers.

De manager onderhoudt voor MECC de contacten met de RAI en begeleidt


diverse vernieuwingsprocessen van onze automatiseringssystemen zoals
het geïntegreerde pakket SAP R/3. Deze manager inventariseert en
bewaakt de procedures binnen de organisatie, die verbonden zijn aan
geautomatiseerde processen. Tevens worden door afdeling ICT
softwarepakketten onderzocht die de bedrijfsprocessen binnen MECC
Maastricht het meest efficiënt kunnen ondersteunen.

De afdeling Data Entry verzorgt het complete beheer van het centrale
adressenbestand, de orderinvoer voor afdeling Exhibitions evenals
standhouders van externe beurzen, het beheer van sjablonen en
standaardbestanden. Tevens worden van hieruit de mailings gecoördineerd
en ingepakt, die vervolgens door de postkamer wordt verzonden.

De medewerker van de Postkamer is tevens verantwoordelijk voor de


interne postdistributie, het onderhoud en beheer van kopieerapparatuur,
koffiemachines, faxapparaten en inkoop en uitgifte van kantoorartikelen
en algemeen drukwerk.
De medewerkers van de Receptie zijn verantwoordelijk voor ontvangst van
gasten en bediening van de telefooncentrale. Tevens worden ook zij
ingezet bij de werkzaamheden van afdeling Data Entry en Postkamer.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 13


pagina
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 14
pagina
§ 4.3 Rechtsvorm

Het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC) BV. is, zoals de
bedrijfsnaam al zegt, een Besloten Vennootschap.
Een Besloten Vennootschap (BV.) is een rechtspersoonlijkheid bezittende
vennootschap met een in aandelen verdeeld maatschappelijk kapitaal,
waarin iedere vennoot voor één of meer aandelen deelneemt; deze
aandelen zijn niet vrij overdraagbaar en staan op naam.

Er bestaat in een BV. een scheiding tussen de leiding van de onderneming


en het eigendom ervan. In praktijk blijkt vaak dat de directeur van de BV.
tegelijkertijd ook aandeelhouder is, waardoor er geen scheiding
aangebracht kan worden tussen leiding en eigendom.

Voor het MECC geldt dat deze scheiding wel is aan te brengen: het MECC is
voor 25% eigendom van de gemeent en voor 75% eigendom van de RAI
Group. De RAI Group is een commercieel samenwerkingsverband tussen
Nederlandse bedrijven in de beurzen- en congreswereld. Alle financiële
zaken met betrekking tot fiscale gebieden en het aantrekken van kapitaal
worden centraal geregeld via de RAI Group. Ook de lange termijn planning
met betrekking tot de rentabiliteit wordt verzorgd door de RAI Group.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 15


pagina
§ 4.4 Het organigram

Directeur

Directie
Secretariaat
Manager
Financiële Zaken
Manager
D&IS

Manager
HRM

Manager Manager Manager Manager Manager


O&F Venue Exhibitions Marketing & Communicatie P&P

Hierboven is een organigram van het MECC. Boven in de


organisatiestructuur staat de directeur van het MECC, die de
verantwoordelijkheid draagt over de gehele organisatie. Als directe
ondersteuning is het directiesecretariaat.

De afdelingen D&IS, HRM,en financiële Zaken bieden eveneens een


ondesteunde taak zowel naar directie als onderliggende afdelingen.
- Marketing Communicatie,
- Exhibitions
- O& F
- Venue,
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 16
pagina
- P&P

Ieder hoofd van de verschillende afdelingen neemt plaats in de staf. Op


deze manier kunnen deze ‘specialisten’ de directeur adviseren, zodat hij
de juiste strategische beslissingen maken.
Omdat het MECC een projectmatige organisatie is, is het moeilijk een
duidelijke scheiding te maken tussen de verschillende afdelingen. Wel is
de organisatie
Ingericht volgens de Functionele-indeling, omdat op iedere afdeling
mensen werken met een zelfde soort functie. Op de afdeling
Projectcoördinatie werken dus uitsluitend projectcoördinatoren. Er is één
afdeling die daar vanaf wijkt en dat is de afdeling Exhibitions. Deze
afdeling organiseert de eigen ‘MECC-beurzen’ en kan gezien worden als
een aparte ‘poot’ binnen het MECC. Op de afdeling Exhibitions werken
zowel salesconsultants als project managers- en assistenten.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 17


pagina
§ 4.5 communicatielijn

Staf en lijnorganisatie

Kenmerken:
1. Hiërarchie
2. Piramidestructuur
3. Aan lijnfunctionarissen zijn stafmedewerkers gekoppeld.

Voordelen:
1. Eenvoudige structuur: iedereen heeft maar één directe chef
2. Duidelijke taak verdeling en bevoegdheden
3. Staffunctionarissen ontlasten lijnmanager die daardoor aan meer
mensen leiding kan geven
4. lijnmanager beschikt nu over de kennis van echte specialisten.

Nadelen:
1. Afstand tussen stafafdelingen en het echte werk is groot
2. Communicatielijnen zijn erg lang
3. Verschil van mening tussen staf- en lijnmanager komt werksfeer niet ten
goede.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 18


pagina
§ 4.6 Organisatiedoelstellingen

Het mission statement van het MECC luidt als volgt:

MECC Maastricht is het fysieke en communicatieve centrum in en voor de


(Eu-)regio op het gebied van handelsbevordering, kennisoverdracht,
grootschalige culturele en sportieve evenementen.

Met andere woorden is het MECC een (Eu-)regionaal trefpunt voor


beurzen, congressen, tentoonstellingen en evenementen.

In het kader van het 10 jarig bestaan van het MECC in 1998 was de slogan
dan ook :

10 jaar MECC Maastricht: dat treft!

Het MECC wil, in navolging van haar ‘moeder’ de RAI in Amsterdam, een
koploperspositie vervullen binnen haar werkgebied (Euregio en Zuid
Nederland) op het gebied van de nieuwste ontwikkelingen. “The power of
the human touch” is binnen de RAI Groep en dus ook in het MECC
uitgangspunt.

Over het imago van het MECC kan het volgende gezegd worden: het MECC
zelf is een kwalitatief hoogwaardig gebouw en het imago daarvan wordt
gedragen door de evenementen die erin plaatsvinden. Die evenementen
kun je zien als de “merknamen” die het imago van het MECC dragen.

Een voorbeeld van zo’n MECC-merknaam is de TEFAF (The European Fine


Art Fair): één van ‘s werelds meest prestigieuze kunstbeurzen die ieder
jaar in maart plaatsvindt in het MECC.

Het MECC heeft verschillende doelstellingen opgesteld in haar jaarplan.


Enkele van deze doelstellingen wil ik kenbaar maken. Deze doelstellingen
zijn gecategoriseerd in aspecten.

• Communicatie
• Faciliteren van het MECC
• Adviseren
• Standaardiseren
• Beheren
• Prestatiemeting
• Performanceverbetering

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 19


pagina
Een aantal van deze aspecten zal ik wat uitgebreider bespreken.

Communicatie:
• Met bepaalde regelmaat het presenteren van de jaarplannen,
beleidsbeslissingen en ontwikkelingen.
• Resourcenet opstellen zodat alle informatie met betrekking tot
processen, documentatie en leveranciers zichtbaar worden.

Adviseren:
• Advies opstellen over het juist te voeren prijsbeleid.
• Reportages aanleveren over gewenste onderwerpen en voorzien van
advies.

§ 4.7 Concurrentiepositie

Het MECC valt onder de huidige noemer “Evenementenmarkt”. De


evenementenmarkt is nog steeds een groeiende markt en tegenwoordig
wordt alles een evenement genoemd. Van bedrijfsuitje tot beurs: het heet
allemaal evenement. Op het moment zijn een aantal toonaangevende
instanties binnen de evenementenmarkt bezig de evenementenmarkt in
kaart te brengen en te structureren.

Het is ook erg moeilijk om de positie van het MECC te bepalen. Dit komt
namelijk omdat je het MECC kunt onderverdelen in verschillende aspecten.
Hiermee bedoel ik dat je ieder aspect zoals; beurzen, tentoonstellingen,
evenementen en congressen apart kunt bekijken. Als we het aspect
vergaderruimtes pakken kunnen we stellen dat wanneer er mensen een
zaal huren in het MECC dat deze gratis is maar dat de klanten alleen
betalen voor catering en eventuele audiovisuele middelen. Dit komt
doordat niet alleen het MECC deze vergaderruimtes aanbied maar ook
hotels in Maastricht en omstreken. Echter deze hotels bieden deze gratis
aan en vragen alleen een vergoeding voor de catering. Het MECC heeft
dus een goed besluit gemaakt om de vergaderzalen gratis aan te bieden.
Maar daarom is er wel een verplichting tot consumptie. Zo kun je zien dat
zelfs hotels al met het MECC concurreren.

In Hasselt zijn er de grenslandhallen. Deze organisatie concurreert zeker


met het MECC.
Echter de grenslandhallen kunnen geen congressen organiseren omdat
deze geen congrescentrum bevat. Op het gebied van beurzen en
evenementen zijn deze hallen een directe concurrent van het MECC.

Ook heeft het MECC concurrentie wat betreft kleinere evenementen en


beurzen. Omdat het MECC zo groot is heeft zo zijn voordelen. Maar ieder
voordeel heeft zijn nadeel zo is het bij het MECC ook. Als er een
evenement georganiseerd wordt waarbij 1000 aantal bezoekers verwacht
wordt, zal deze organisatie niet
snel kiezen voor het MECC. Voor dit aantal bezoekers zullen de mensen
sneller kiezen voor een Rodahal in Kerkrade. Deze is kleiner en goedkoper.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 20


pagina
§ 4.8 Ligging van de organisatie

De ligging van het MECC is belangrijk voor het aantal bezoekers en


exposanten die jaarlijks naar het MECC komen. MECC ligt natuurlijk kort bij
de grens van Duitsland en van België. Vanuit deze landen is het erg
gemakkelijk om naar het MECC te komen en dit gebeurt dan ook op grote
schaal.
Bovendien is MECC Maastricht gelegen aan de autosnelweg A2. Er is een
treinstation voor de deur dat hier speciaal voor MECC Maastricht in 1987 is
aangelegd.
Ook per bus is MECC Maastricht goed te bereiken. Aan de overkant van het
gebouw staan een aantal bushaltes en deze rijden direct richting
Maastricht centrum.

§ 4.9 doelgroep van de organisatie

MECC Maastricht richt zich op de volgende doelgroepen:


• Bezoekers-hoofddoelgroep: De bezoekers van alle evenementen,
congressen en beurzen die plaatsvinden in het MECC.
• Exposanten-subdoelgroep: Bedrijven die deelnemen aan beurzen en
evenementen die georganiseerd worden door MECC Maastricht.
• Organisatoren-subdoelgroep: De bedrijven die evenementen,
beurzen en congressen organiseren en hierbij gebruik maken van de
faciliteiten van het MECC.

De nadruk ligt voor het MECC op de doelgroep bezoekers, want als het
bezoekersaantal per jaar afneemt, zal de interesse van organisatoren en
exposanten in het MECC ook afnemen. Het MECC richt zich dus
voornamelijk op het binnenhalen van zoveel mogelijk bezoekers om zo
organisatoren en exposanten te behouden/binnen te halen.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 21


pagina
Om een totaal overzicht van het huidige bedrijfswerkgebied te tonen van
MECC Maastricht heb ik gebruik gemaakt van het model van Abell.
Groeimogelijkheden buiten dit werkgebied worden niet getoond en heb ik
dan ook buiten beschouwing gelaten.

de doelgroepdimensie: welke doelgroepen worden aangetrokken door de


producten en diensten (WIE ?)
- de afnemersdimensie: in welke behoeften van de doelgroepen wordt door
het MECC voorzien (WAT?). ’.
- de technologiedimensie: welke middelen, producten en vaardigheden zet
het MECC in om de behoeften van afnemers te bevredigen (HOE?).

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 22


pagina
§ 4.10 Eigen werkzaamheden

Inschrijfformulieren versturen:
Nadat een evenement heeft plaatsgevonden in het MECC, wordt er
geëvalueerd met de klant. Dit kan mondeling en schriftelijk verlopen. Maar
er wordt niet alleen een enquête verstuurd naar afloop van een
evenement. Als voorbereiding op de EFFF worden er inschrijfformulieren
gestuurd naar alle klanten en contact personen die het MECC in het
klantenbestand heeft staan wat betreft horeca. Deze formulieren worden
dan retour gezonden naar het MECC en deze moeten dan weer ingevoerd
worden in het EFFF bestand van het MECC.

Telefooncentrale bedienen:
De telefooncentrale houdt in dat ieder telefoontje wat binnenkomt moet
worden aangenomen. Je verbindt de mensen dan door naar de persoon
waarmee zij graag verbonden willen worden. Ook moet je het toestel goed
leren kennen om hem te kunnen bedienen.

Informatie verstrekt aan bezoekers/congresgangers:


Aan de receptie is het vanzelf sprekend dat je mensen informeert over
evenementen, beurzen en overige vragen. Dit hoort gewoon bij het werk
als receptionist.

Gefaxt, gekopieerd en geë-maild:


De standaard handelingen om brieven en e-mail door te sturen en/of te
dupliceren.

Draaiboeken uitgeprint en opgeborgen in de draaiboekenklapper:


Draaiboeken zijn schema’s en planningen waarop staat wanneer, hoe en
wat er gaat plaats vinden op die dag

Retourpost behandeld:
Er komen natuurlijk nog eens wat retour brieven aan bij het MECC. Nu is
het een taak voor mij om te bekijken wat er niet klopt. Dit kan een
adreswijziging zijn maar het kan ook zijn dat het bedrijf niet meer bestaat.
Deze dingen moet je dan ook veranderen.

Nieuwe adressen en contactgegevens van potentiële klanten ingevoerd in


EBMS:
EBMS is een data systeem waarin je alles soorten data in kunt opslaan.
Hierin worden adressen geplaatst en bewerkt. Ik ben op dit moment bezig
met het corrigeren van het gehele adressenbestand.

Mappen gevouwen en deze van inhoud (informatie/reclame over een


congres/beurs met een inschrijfformulier erbij en een enveloppe voorzien.
Omdat er op de afdeling Di&S mailingen verstuurd worden is het logisch
dat er ook brieven ingepakt moeten worden. Dit gebeurt regelmatig en het
is leuk om een keer te dopen zodat je niet steeds het zelfde doet.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 23


pagina
Het koppelen van brieven via excel en EBMS:
Het koppelen van brieven gebeurt op het moment dat er een mailing
verstuurd moet worden.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 24


pagina
Hoofdstuk 5 Evaluatie moment

Voor aanvang van mijn stage wist ik niet wat de bedoeling was, ik wist dat
ik aan de receptie zou komen te zitten maar wat kwam er allemaal bij
kijken? Ik ben altijd blij met afwisseling en ik hoopte dat dit ook in het
MECC goed toe te passen was. Ik heb namelijk het probleem dat wanneer
ik niet genoeg afwisseling heb, dan ga ik dagdromen en blijf ik er niet
meer helemaal bij. Ik kan mij niet een hele dag (laat staan een hele week)
bezig houden en concentreren op één activiteit. Maar gelukkig is dit ook
niet het geval. Er zijn altijd meerdere “opdrachten” die ik kan doen. Zodra
ik een opdracht van een van mijn collega’s krijg, zit daar meestal een
deadline aanvast op korte termijn. Dit vind ik prettig werken.

In mijn stageperiode heb ik altijd geprobeerd positief te blijven ten


opzichte van alles dat ik moet doen. Natuurlijk lukt dit niet altijd, maar je
kunt niet altijd de leuke dingen doen op een stage. Dit geldt ook voor alles
wat ik buiten mijn stage om heb gedaan. Ik heb het voornamelijk aan
mezelf te danken dat ik in Maastricht een leuke stage meemaak.

Wat ik wel tot nu toe gemerkt heb is dat ik tijdens mijn stage, buiten mijn
directe collega’s om, weinig mensen ontmoet waar ik later echt iets aan
denk te hebben. Ik denk ook dat je als stagiaire niet zo opgemerkt wordt
door mensen uit het werkveld. Als je wel contacten opdoet is het moeilijk
om deze bij te houden, omdat de mensen niet verwachten dat je na je
stage bij het zelfde bedrijf gaat werken.
Door het bezoeken van een aantal beurzen en congressen heb ik gezien
dat deze branche mij inderdaad trekt. Vooral door het bezoeken van
beurzen en congressen die onderling veel verschillen zie je punten die mij
aantrekken.
Ik sta dus open voor de evenementenbranche en zou hier ook een vaste
baan in willen vervullen.

Ook is het zo de college’s erg aardig en vriendelijk zijn dit is wel een
positief punt in het MECC. Een negatief punt vind ik zelf, is dat de
afdelingen onderling veel met elkaar concurreren. Opzich is concurentie in
een bedrijf helemaal niet slecht, maar soms krijg ik het gevoel dat de
afdelingen elkaar niet helemaal begrijpen of willen begrijpen end at er een
fout ligt in de onderlingen communicatie. Dit zijn punten die het MECC
toch zeker kan verbeteren

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 25


pagina
Hoofdstuk 6 Bronvermelding.

• Informatieklapper MECC Maastricht


• Informatieboekej MECC Maastricht
• De internet site.http://hbo-
kennisbank.uvt.nl/cgi/av/show.cgi?fid=1534
• Jaarverslag 2006 Rai Amsterdfam en MECC Maastricht
• Ondernemingsdoelstellingen presentatie van de heer Hanssen
( directeur)
• De internet site www.toerist.com

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 26


pagina

You might also like